Όπως προβλέπεται από το πρωτόκολλο της UEFA, πραγματοποιήθηκε λίγες ώρες πριν από τη σέντρα η καθιερωμένη σύσκεψη των εκπροσώπων του Άρη και της Αράζ, παρουσία και στελεχών της ευρωπαϊκής συνομοσπονδίας.
Στο επίκεντρο της συνάντησης βρέθηκαν οργανωτικά και αστυνομικά ζητήματα, με κύριο μέλημα την ασφαλή και ομαλή διεξαγωγή της αποψινής αναμέτρησης.
Ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στην υπεύθυνη στάση των φιλάθλων, με τους εκπροσώπους της UEFA και της ΠΑΕ Άρης να ζητούν κόσμια συμπεριφορά και αποφυγή οποιασδήποτε έντασης στις εξέδρες, ώστε η βραδιά να κυλήσει χωρίς απρόοπτα.